Η έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων στις δημόσιες συμβάσεις είναι ένα θέμα που αφορά κάθε οικονομικό φορέα που συνεργάζεται με τον δημόσιο τομέα. Από τις 12 Σεπτεμβρίου 2023, η ηλεκτρονική τιμολόγηση για τις συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων και δημοσίων φορέων (B2G) είχε ξεκινήσει πιλοτικά, ακολουθώντας το Ευρωπαϊκό Πρότυπο Έκδοσης και εναρμονίζοντας το ελληνικό νομοθετικό πλαίσιο με την Οδηγία 2014/55/ΕΕ. Αυτή η αλλαγή έχει σημαντικές επιπτώσεις στη λειτουργία των επιχειρήσεων, και σε αυτό το άρθρο θα εξετάσουμε όλες τις λεπτομέρειες που χρειάζεται να γνωρίζετε.
Ποιοι υποχρεούνται στην Ηλεκτρονική Τιμολόγηση
Η υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση καθιερώνεται για όλους τους οικονομικούς φορείς που συμμετέχουν σε δημόσιες συμβάσεις. Αυτό περιλαμβάνει συμβάσεις στους τομείς της άμυνας, της ασφάλειας, των έργων, των μελετών, της προμήθειας προϊόντων και των γενικών υπηρεσιών. Σύμφωνα με τον νόμο, η υποχρέωση έκδοσης ηλεκτρονικών τιμολογίων ισχύει για συμβάσεις που συνάπτονται βάσει των Ν. 3978/2011, Ν. 4412/2016 και Ν. 4413/2016, ανεξαρτήτως της αξίας τους.
Αξίζει να σημειωθεί ότι η υποχρέωση αυτή δεν ισχύει για δημόσιες συμβάσεις ήσσονος αξίας (κάτω των 2.500 € χωρίς ΦΠΑ), καθώς και για συμβάσεις που αφορούν συμπράξεις δημοσίων φορέων, χωρίς ανταγωνιστική διαδικασία. Επίσης, εξαιρούνται οι συμβάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του Ν. 3978/2011 και είναι χαρακτηρισμένες ως απόρρητες.
Στάδια και Προϋποθέσεις Εφαρμογής
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση δεν ισχύει αμέσως για όλους τους οικονομικούς φορείς. Αντίθετα, προβλέπεται η σταδιακή ένταξή τους, ανάλογα με το είδος της αναθέτουσας αρχής και τις κατηγορίες δαπανών. Για την εφαρμογή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης, βασικό κριτήριο είναι το χρονικό σημείο εκκίνησης των διαδικασιών σύναψης της σύμβασης και όχι η ημερομηνία έκδοσης του τιμολογίου.
Επιπλέον, η ηλεκτρονική τιμολόγηση για τις B2G συναλλαγές πραγματοποιείται αποκλειστικά μέσω Πιστοποιημένων Παρόχων Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης. Αυτό σημαίνει ότι οι επιχειρήσεις πρέπει να αναζητήσουν πιστοποιημένο πάροχο, που θα διασυνδεθεί με το ERP σύστημά τους για την έκδοση και διαβίβαση των τιμολογίων στην πλατφόρμα myDATA.
Ποιες Συμβάσεις Περιλαμβάνονται
Η υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση αφορά τις ακόλουθες κατηγορίες συμβάσεων:
- Συμβάσεις στους τομείς άμυνας και ασφάλειας (Ν. 3978/2011)
- Δημόσιες συμβάσεις έργων, μελετών, προμηθειών και υπηρεσιών (Ν. 4412/2016)
- Συμβάσεις παραχώρησης (Ν. 4413/2016)
- Κάθε κατηγορία δαπάνης αναθετουσών αρχών ή φορέων, ανεξάρτητα από την εκτιμώμενη αξία.
Από την 1η Ιανουαρίου 2024, όλες οι συναλλαγές B2B που διαβιβάζονται στην πλατφόρμα myDATA γίνονται ταυτόχρονα με την έκδοσή τους, επιβάλλοντας έναν άμεσο έλεγχο των συναλλαγών και τη μετάβασή τους στο νέο ψηφιακό καθεστώς.
Οφέλη και Προκλήσεις της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης
Η μετάβαση στην υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση προσφέρει σημαντικά οφέλη για το δημόσιο και τις επιχειρήσεις. Ο βασικός στόχος της μετάβασης αυτής είναι η αύξηση της διαφάνειας, η μείωση της φοροδιαφυγής, καθώς και η βελτίωση της αποτελεσματικότητας στη διαχείριση των οικονομικών δεδομένων. Μέσω της ηλεκτρονικής τιμολόγησης, οι δημόσιες υπηρεσίες μπορούν να επεξεργάζονται τα τιμολόγια ταχύτερα και με μεγαλύτερη ακρίβεια, μειώνοντας το κόστος και την ανάγκη για χειροκίνητη επεξεργασία.
Ωστόσο, υπάρχουν και προκλήσεις που πρέπει να αντιμετωπιστούν. Για πολλές επιχειρήσεις, η προσαρμογή στις νέες απαιτήσεις συνεπάγεται αλλαγές στα εσωτερικά τους συστήματα, καθώς και την εκπαίδευση του προσωπικού τους. Επιπλέον, η διασύνδεση με Πιστοποιημένο Πάροχο Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης απαιτεί προσαρμογή των υφιστάμενων ERP συστημάτων, κάτι που ενδέχεται να έχει οικονομικό και τεχνικό κόστος.
Πρακτικές Οδηγίες για Επιχειρήσεις
Για την επιτυχή προσαρμογή στην υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση, οι επιχειρήσεις πρέπει να λάβουν υπόψη τα εξής:
- Εξέταση των Υποχρεώσεων: Οι επιχειρήσεις θα πρέπει να εξετάσουν αν οι συναλλαγές που πραγματοποιούν με δημόσιους φορείς απαιτούν ηλεκτρονική τιμολόγηση και από πότε ισχύει η υποχρέωση αυτή.
- Επιλογή Παρόχου Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης: Είναι απαραίτητο να επιλέξουν έναν πιστοποιημένο πάροχο που θα αναλάβει τη διασύνδεση με το myDATA και την έκδοση των τιμολογίων για τις δημόσιες συμβάσεις.
- Παραμετροποίηση ERP Συστημάτων: Οι επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν ήδη συστήματα ERP θα πρέπει να τα παραμετροποιήσουν ώστε να υποστηρίζουν την ηλεκτρονική τιμολόγηση και να διασφαλίσουν τη συμβατότητα με τον Πάροχο Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης.
- Εκπαίδευση Προσωπικού: Το προσωπικό που ασχολείται με τη διαχείριση των τιμολογίων πρέπει να είναι εξοικειωμένο με τις νέες διαδικασίες, ώστε να διασφαλίζεται η ομαλή μετάβαση και η ακρίβεια των συναλλαγών.
Εξαιρέσεις και Σημαντικές Διευκρινίσεις
Όπως αναφέρθηκε, η ηλεκτρονική τιμολόγηση δεν είναι υποχρεωτική για δημόσιες συμβάσεις που είναι μικρότερης αξίας από 2.500 ευρώ, χωρίς τον ΦΠΑ, καθώς και για συμβάσεις που συνάπτονται μεταξύ δημοσίων φορέων, οι οποίοι λειτουργούν εκτός της αγοράς και χωρίς ανταγωνιστική διαδικασία. Επιπλέον, εξαιρούνται οι συμβάσεις που έχουν χαρακτηριστεί ως απόρρητες, καθώς και άλλες ειδικές περιπτώσεις.
Η έναρξη ισχύος της υποχρέωσης ηλεκτρονικής τιμολόγησης καθορίζεται από την ημερομηνία εκκίνησης των διαδικασιών σύναψης της σύμβασης, κάτι που προσδιορίζεται κατά περίπτωση από το εκάστοτε νομοθετικό πλαίσιο. Για παράδειγμα, αν η διαδικασία σύναψης μιας σύμβασης ξεκινήσει μετά την 1η Ιανουαρίου 2024, η υποχρέωση για ηλεκτρονική τιμολόγηση θα πρέπει να περιλαμβάνεται ρητά στα έγγραφα της σύμβασης.
Δείτε σχετική ανακοίνωση στον δήμο μας εδώ, που όπως ανακοίνωσε απαιτεί πλέον από όλους του προμηθευτές ηλεκτρονική τιμολόγηση:
